Cara Membuat Tanda Tangan Digital dengan Mudah

Pernah nggak sih kamu diminta kirim dokumen yang harus ditandatangani, tapi posisinya lagi jauh dari printer atau scanner? Atau disuruh tanda tangan file PDF buat urusan kerja dan kuliah, tapi bingung gimana caranya biar terlihat resmi? Banyak orang mengira bikin tanda tangan digital itu ribet, padahal sebenarnya bisa dilakukan dengan sangat mudah bahkan tanpa aplikasi berbayar.

Artikel ini bakal membantu kamu memahami cara membuat tanda tangan digital dengan mudah, baik lewat HP maupun laptop, lengkap dengan tips praktis dan solusi kalau terjadi kendala.

Apa Itu Tanda Tangan Digital?

Sebelum masuk ke langkah-langkah, penting untuk tahu dulu apa itu tanda tangan digital.
Tanda tangan digital atau digital signature adalah versi elektronik dari tanda tangan biasa yang digunakan untuk memverifikasi identitas seseorang pada dokumen digital. Fungsinya sama seperti tanda tangan di atas kertas: membuktikan bahwa dokumen tersebut sah dan disetujui oleh pihak yang bersangkutan.

Berbeda dengan tanda tangan manual yang bisa difoto dan ditempel di dokumen, tanda tangan digital biasanya memiliki lapisan keamanan tambahan seperti sertifikat enkripsi atau kode unik dari sistem elektronik. Dengan begitu, keaslian dokumen bisa dicek dan tidak mudah dipalsukan.

Selain aman, tanda tangan digital juga punya banyak manfaat: menghemat waktu, bisa dilakukan dari mana saja, dan ramah lingkungan karena tidak perlu mencetak dokumen.

Cara Membuat Tanda Tangan Digital Lewat Situs Resmi

Kalau kamu ingin membuat tanda tangan digital tanpa aplikasi tambahan, kamu bisa memanfaatkan situs resmi yang menyediakan fitur gratis. Salah satu yang paling populer adalah signaturely.com, smallpdf.com, atau dochub.com.

Berikut langkah-langkah umum yang bisa kamu ikuti:

Buka situs layanan tanda tangan digital, misalnya smallpdf.com/sign-pdf.
Pilih menu Create Signature atau Tambahkan Tanda Tangan.
Kamu bisa menggambar tanda tangan langsung di layar, mengetik nama yang otomatis diubah jadi tanda tangan digital, atau mengunggah foto tanda tangan kamu di kertas putih.
Setelah selesai, klik Apply atau Simpan.
Unggah dokumen yang ingin kamu tanda tangani, lalu letakkan tanda tangan di posisi yang diinginkan.
Terakhir, simpan dan unduh dokumen yang sudah ditandatangani.

Dengan cara ini, kamu bisa menandatangani dokumen penting seperti surat kontrak, perjanjian kerja, atau formulir administrasi tanpa perlu mencetak kertas sama sekali.

Cara Membuat Tanda Tangan Digital Melalui Aplikasi di HP

Kalau kamu lebih sering bekerja lewat HP, ada juga beberapa aplikasi gratis dan ringan yang bisa digunakan. Beberapa di antaranya adalah Adobe Fill & Sign, SignEasy, dan DocuSign.

Berikut panduannya:

Unduh aplikasi pilihanmu melalui Google Play Store atau App Store.
Buka aplikasinya, lalu login menggunakan akun email atau buat akun baru jika belum punya.
Pilih menu Create Signature atau Add Signature.
Gunakan stylus atau jari untuk menggambar tanda tangan di layar.
Simpan hasil tanda tangan digital tersebut.
Untuk menandatangani dokumen, cukup unggah file PDF atau gambar, lalu tempelkan tanda tangan yang sudah kamu buat.

Aplikasi seperti ini sangat berguna untuk urusan kerja jarak jauh, karena kamu bisa langsung tanda tangan dokumen dan mengirimkannya kembali hanya dalam hitungan menit.

Cara Membuat Tanda Tangan Digital Resmi di Indonesia

Kalau kamu butuh tanda tangan digital yang diakui secara hukum, kamu bisa mendaftar melalui lembaga penyedia sertifikat elektronik (PSrE) resmi di Indonesia, seperti Peruri Sign atau PrivyID.

Langkah-langkah umumnya:

Kunjungi situs resmi penyedia layanan, misalnya privy.id.
Buat akun baru dan verifikasi identitas menggunakan KTP serta swafoto.
Setelah terverifikasi, kamu akan mendapatkan sertifikat elektronik pribadi.
Dengan sertifikat ini, kamu bisa menandatangani dokumen digital secara legal, karena sudah dilindungi Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang ITE.

Metode ini cocok untuk kebutuhan profesional seperti penandatanganan kontrak kerja, dokumen hukum, atau administrasi perusahaan.

Tips Tambahan agar Tanda Tangan Digital Aman dan Rapi

Supaya hasil tanda tangan digitalmu tetap profesional, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Gunakan warna tinta hitam atau biru agar terlihat formal.
Pastikan tanda tangan tidak menutupi teks penting pada dokumen.
Simpan tanda tangan digitalmu di folder aman agar tidak disalahgunakan.
Hindari membagikan file tanda tangan mentah ke orang lain.
Gunakan password atau fitur enkripsi jika menyimpan dokumen di cloud.

Selain itu, kamu juga bisa membuat cadangan file tanda tangan digital di flashdisk atau penyimpanan offline untuk jaga-jaga kalau perangkat rusak atau hilang.

Solusi Jika Tanda Tangan Digital Tidak Berfungsi

Kadang, tanda tangan digital bisa gagal terdeteksi oleh sistem dokumen, terutama di file PDF. Jika hal ini terjadi, coba langkah berikut:

Pastikan format file sudah benar, misalnya PDF yang tidak dikunci.
Coba buka file di aplikasi lain seperti Adobe Acrobat Reader.
Jika menggunakan layanan web, pastikan koneksi internet stabil.
Untuk tanda tangan legal, pastikan sertifikat elektronik kamu masih aktif dan belum kedaluwarsa.
Jika semua langkah gagal, hubungi dukungan pelanggan situs atau aplikasi yang kamu gunakan.

Kesimpulan

Membuat tanda tangan digital sekarang bukan hal yang rumit lagi. Dengan berbagai pilihan mulai dari situs gratis, aplikasi praktis, hingga layanan resmi seperti PrivyID, kamu bisa menandatangani dokumen dengan cepat, efisien, dan sah secara hukum.

Selain menghemat waktu, tanda tangan digital juga membuat proses administrasi jadi lebih aman dan fleksibel, terutama di era kerja dan belajar online seperti sekarang. Jadi, jangan ragu untuk mulai mencoba dan membiasakan diri menggunakan tanda tangan digital untuk segala keperluan pentingmu.

Cara Membuat Tanda Tangan Digital dengan Mudah